用Word比较、合并文本素材

作者：马健
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发布：2011.09.17

有时候同一个文本书有不同来源的几个版本，需要对这些版本进行比较、合并，以得到一个内容齐全、错误较少的版本。这个工作完全靠软件自动完成是不可能的，因为现在的软件还没有智能到能代替人脑的地步。所以对软件的要求是能够用最直观、有效的方法展现出版本之间的差异，便于校对者进行取舍。

这种工具不止一个，我个人感觉最方便的还是Word。下面就以Word 2007为例说明其过程。

首先启动Word，从顶部菜单栏选择“审阅->比较（精确比较）”。


在弹出的对话框中，选择需要比较、合并的两个文件。 如果预先能够估计出两个文件中哪个的错误多一些，建议将错误多的放在第一个，错误少的放在第二个。如果估计不出，也就无所谓了。在校对的时候，第一个文件这的差异内容是“删除”，第二个是“插入”。


文件选择完毕，点“确定”按钮后，Word即开始比较文件。比较时间长短与文件长度、机器条件有关。比较过程中可以按ESC键中断。
从我自己的情况看，同样是用Word 2007比较两个5.67 MB的文本文件，在Intel双线程2.0G Hz CPU、2 GB内存、XP SP3的机器上比较了两个多小时都没有结果，最后是强行中断；在Intel i7 870（8线程）2.93 G Hz CPU、8 GB内存、x64 Win7 SP1的机器上只花了不到一分钟。看来如果机器不行，文件又比较大，可能需要开通宵。

比较完成后，Word出现一个4栏界面：左侧逐条列出所有差异；中间是比较后的结果文档，以“审阅”模式显示——如果两个文件有不同的地方，第一个文件的内容表示为“删除”，第二个文件中的内容表示为“插入”；右侧两个窗口分别是两个原始文件。拖动中间窗口的滚动条，右侧两个窗口会跟着移动，便于浏览上下文。

如果文件较长，人工一次将比较结果校对完成显然是不现实的，所以通常将结果文件另存为一个文件，然后单独打开，进入“审阅”模式后浏览、编辑。
对于结果文件，可以有两种用法：

• 如果比较的两个文件错误都差不多，可以用工具条或右键菜单中的“接受修订”、“拒绝修订”，或直接键盘输入、或文本替换，将比较结果文件清稿，成为最终的版本。 我个人比较喜欢点工具条上的“接受”按钮，它比右键菜单方便的就是，接受后会自动跳转到下一条。这就是为什么我在前面选择文件时建议，如果预先知道哪个文件错误少一点，就把哪个文件放在右侧的原因。
• 如果对参与比较的两个文件中的一个比较有信心，也可以只把比较结果文件当作索引，狂点工具条上的“上一条”、“下一条”，看到真正的错误后手工修改源文件。

如果校对到一半需要退出，就要设置好当前位置标志，便于下次进入时快速定位到上次退出时的地方。有人习惯用“书签”，我自己习惯敲一串简单的、在正文中基本上不会出现的字符，如aaaa，下次进入时搜索一下即可。

以上内容是针对文本资源说的，其实只要是能用Word打开、编辑的文件，都可以照此办理。

（完）